Was kostet eine virtuelle Assistenz? Preise & Modelle 2026
Realistische Stundensätze, Paketpreise und der ehrliche Kostenvergleich zur Festanstellung — plus eine einfache Entscheidungshilfe, wann sich eine VA rechnet.
Wer zum ersten Mal über eine virtuelle Assistenz nachdenkt, will vor allem eines wissen: Was kostet das am Ende wirklich — und lohnt es sich? Hier sind ehrliche Zahlen für den deutschsprachigen Raum (Stand 2026), die drei gängigen Preismodelle und eine einfache Entscheidungshilfe.
Die kurze Antwort
Für deutschsprachige, qualifizierte virtuelle Assistenz solltest du mit 25 bis 55 € pro Stunde rechnen. Die meisten Unternehmer starten mit 10 bis 20 Stunden im Monat — das sind grob 300 bis 1.000 € monatlich, je nach Aufgaben und Modell.
Wichtig: Der Stundensatz allein sagt wenig. Entscheidend ist, wie viele deiner Stunden du zurückbekommst und was diese Stunden bei dir wert sind.
Die drei Preismodelle
1. Freelance-VA (Einzelperson) Stundensatz meist 25–45 €. Günstig und direkt. Du trägst dafür selbst das Risiko: Auswahl, Einarbeitung, und wenn die Person krank ist oder kündigt, stehst du ohne Vertretung da.
2. VA über eine Agentur Stundensatz oder Paketpreis, oft 35–55 € pro Stunde. Teurer pro Stunde, dafür übernimmt die Agentur die Auswahl, sorgt für Vertretung bei Ausfall, macht Qualitätssicherung und regelt Datenschutz/Auftragsverarbeitung sauber. Sinnvoll, wenn Verlässlichkeit wichtiger ist als der letzte Euro.
3. Offshore-VA (z. B. Philippinen, Osteuropa) 8–15 € pro Stunde. Deutlich günstiger, aber rechne realistisch mit Themen bei deutscher Sprache, Zeitzone, kulturellem Kontext und Datenschutz. Für rein englischsprachige, klar abgegrenzte Aufgaben kann es passen — für deutschen Kundenkontakt selten.
Der ehrliche Vergleich zur Festanstellung
Eine Teilzeitkraft im Büro für „nur" 2.000 € brutto kostet dich in Wahrheit deutlich mehr:
- + ca. 21 % Arbeitgeber-Sozialabgaben
- Urlaub, Krankheit, Feiertage (bezahlt, aber ohne Output)
- Arbeitsplatz, Hardware, Software
- Leerlauf: kaum jemand ist 100 % der bezahlten Zeit produktiv
Effektiv landest du oft bei 35–50 € pro tatsächlich produktiver Stunde — und das Risiko trägst du dauerhaft. Eine VA bezahlst du nur für geleistete Stunden. Genau deshalb rechnet sich eine VA fast immer, solange dein Bedarf unter rund 20–25 Wochenstunden liegt.
Wann sich eine VA rechnet — kurze Entscheidungshilfe
- Du verbringst mehrere Stunden pro Woche mit Bürokram, der dich nicht voranbringt? → Ja.
- Deine eigene Stunde ist im Verkauf, in der Beratung oder in der Führung deutlich mehr wert als 50 €? → Klar ja.
- Du brauchst dauerhaft eine volle Stelle vor Ort mit physischer Präsenz? → Dann ist eine Festanstellung passender.
- Du hast noch keine klaren, wiederkehrenden Aufgaben? → Erst delegierbare Aufgaben sammeln, dann starten.
Eine einfache Faustregel: Wenn eine VA dir pro Monat mehr Stunden zurückgibt, als sie kostet — gemessen am Wert deiner eigenen Zeit — ist die Entscheidung klar.
Was den Preis beeinflusst
- Komplexität: Termin- und Postfachpflege ist günstiger als Buchhaltungsvorbereitung oder CRM-Aufbau.
- Sprache & Kundenkontakt: Direkter deutscher Kundenkontakt kostet mehr als interne Zuarbeit.
- Kontinuität: Feste monatliche Pakete sind pro Stunde meist günstiger als spontane Einzelstunden.
- Einarbeitung: Gut dokumentierte Abläufe senken die Kosten — schlecht erklärte Aufgaben kosten doppelt.
Wenn du eine konkrete Zahl für deinen Fall willst, statt einer Spanne: Im VA-Kostenrechner trägst du deine wöchentliche Admin-Zeit ein und siehst, was sie dich aktuell wirklich kostet — und was eine VA daran ändern würde.
potenzial.strandschicht.de
Häufige Fragen
Was kostet eine virtuelle Assistenz pro Stunde?
Für deutschsprachige, qualifizierte virtuelle Assistenz liegen die Stundensätze meist zwischen 25 und 55 € netto. Einfache Datenpflege ist günstiger, spezialisierte Aufgaben (Buchhaltungsvorbereitung, CRM, Recherche) liegen am oberen Rand. Offshore-VAs (z. B. Philippinen) sind mit 8–15 € günstiger, dafür mit Themen bei Sprache, Zeitzone und Datenschutz.
Ist eine virtuelle Assistenz günstiger als eine Festanstellung?
Pro produktiver Stunde meist ja. Bei einer Festanstellung zahlst du nicht nur das Bruttogehalt, sondern auch rund 21 % Arbeitgeber-Sozialabgaben, Urlaub, Krankheit, Arbeitsplatz und Leerlaufzeiten. Eine VA bezahlst du nur für tatsächlich geleistete Stunden — das lohnt sich vor allem unterhalb von etwa 20–25 Wochenstunden Bedarf.
Wie viele Stunden pro Monat brauche ich?
Die meisten Geschäftsführer starten mit 10–20 Stunden pro Monat für E-Mail, Termine und wiederkehrenden Bürokram. Wächst das Vertrauen, kommen oft 20–40 Stunden dazu. Beginne klein mit den Aufgaben, die dich am meisten Zeit kosten, und skaliere nach Bedarf.
Agentur oder Freelancer — was kostet mehr?
Eine Agentur ist pro Stunde oft etwas teurer als ein einzelner Freelancer, übernimmt dafür Auswahl, Vertretung bei Ausfall, Qualitätssicherung und Datenschutz. Ein Freelancer ist günstiger, aber du trägst Auswahl- und Ausfallrisiko selbst.
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